Faktury z Iglotex — jak je czyta Owlly
Iglotex to jeden z największych dostawców mrożonek i produktów głęboko mrożonych dla polskiej gastronomii. Jego faktury są jednym z trudniejszych przypadków dla automatycznego rozpoznawania kosztów — nie dlatego, że są źle wystawione, tylko dlatego, że jedna pozycja potrafi mieć trzy różne jednostki naraz.
Faktury Iglotexu przychodzą przez KSeF jako dokumenty ustrukturyzowane, a często równolegle mailem jako PDF, przy czym ceny podawane są za opakowanie zbiorcze — nie za kilogram — co jest najczęstszym źródłem błędu w liczeniu food costu na mrożonkach.
Ostatnia aktualizacja:
Jak wygląda faktura z Iglotexu?
Dokumenty przychodzą przez KSeF jako faktury ustrukturyzowane, a równolegle często także mailem jako PDF — to znaczy, że ta sama faktura potrafi trafić do systemu dwa razy, dwiema drogami, w odstępie kilkunastu minut. Owlly rozpoznaje duplikat po numerze dokumentu i NIP-ie wystawcy, więc druga kopia nie zwiększa kosztów ani nie dubluje ruchu magazynowego.
Linia na fakturze niesie zwykle nazwę handlową produktu, indeks katalogowy, ilość w opakowaniach zbiorczych oraz cenę za opakowanie — nie za kilogram. To jest źródło najczęstszego błędu w liczeniu food costu: pozycja „Frytki proste 9 mm 2,5 kg” z ilością 4 oznacza 10 kilogramów, a nie 4, i jeśli ktoś przepisze do arkusza „4”, koszt porcji frytek będzie zaniżony dwuipółkrotnie.
Gdzie kalkulacja psuje się na produktach Iglotexu?
Mrożonki są kategorią, w której ten sam surowiec występuje pod wieloma nazwami handlowymi o różnej gramaturze opakowania. „Frytki proste 9 mm” w kartonie 2,5 kg i „Frytki proste 9 mm” w kartonie 5 kg to dla dostawcy dwa indeksy, a dla Twojej receptury jeden składnik — z jedną ceną za kilogram i jedną historią. Owlly sprowadza obie pozycje do tego samego składnika kanonicznego i przelicza cenę na jednostkę bazową, więc porównanie „gdzie taniej” jest w ogóle możliwe.
Druga pułapka to interpunkcja i skróty w nazwach. „Filet z miruny b/s” i „Filet z miruny bez skóry” bywają zapisane na dwa sposoby na fakturach z różnych miesięcy. Potraktowane jako dwa osobne składniki rozbijają historię ceny na dwa kawałki, przez co żaden alert o podwyżce nie zadziała — bo każdy z nich ma za mało punktów, żeby zobaczyć trend.
Trzecia dotyczy opakowań zbiorczych, w których liczba sztuk zmienia się między dostawami. Jeśli karton przestaje mieć 40 sztuk, a zaczyna 36, przelicznik na jednostkę bazową musi pójść za tą zmianą — inaczej stan magazynowy rozjeżdża się cicho, o kilka procent na dostawę, i wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.
Ile kosztuje podwyżka o 8% na jednej pozycji?
Załóżmy, że kupujesz frytki proste w kartonach 2,5 kg po 26,20 zł za karton, czyli 10,48 zł za kilogram. Kolejna dostawa przychodzi po 28,35 zł za karton — czyli 11,34 zł za kilogram, o 8,2% drożej. Na fakturze widać tylko liczbę 28,35 i łatwo ją minąć wzrokiem, bo w skali jednego dokumentu to różnica dwóch złotych.
W przeliczeniu na kartę robi się z tego coś innego. Przy porcji 180 g koszt samych frytek rośnie z 1,89 zł do 2,04 zł. Jeśli sprzedajesz dziennie 60 porcji, to 9 zł dziennie i około 270 zł miesięcznie — na jednej pozycji, o której nikt się nie dowiedział. Owlly oznacza taką zmianę w dniu, w którym wpłynęła faktura, i pokazuje, które dania przekroczyły przez nią próg food costu.
Jak Owlly przyjmuje dokumenty od tego dostawcy?
Faktury zakupowe pobierane są z KSeF co godzinę, więc nie trzeba ich nigdzie przesyłać ani skanować. Jeśli dostajesz też PDF mailem, ta sama skrzynka jest sprawdzana co 15 minut, a duplikat zostaje wykryty i połączony z dokumentem z KSeF. Dokument papierowy — jeśli kierowca zostawi go przy dostawie — wprowadzasz zdjęciem z telefonu.
Każda pozycja trafia do składnika kanonicznego, a jednostki są przeliczane na bazową. Dopasowania, których system nie jest pewny, trafiają do potwierdzenia przez człowieka zamiast być po cichu zgadnięte — to jedyny moment, w którym ta strona prosi Cię o kliknięcie.
Iglotex jest znakiem towarowym swojego właściciela. Owlly nie jest partnerem handlowym ani przedstawicielem tego dostawcy — nazwa użyta wyłącznie w celu opisania, jak system przetwarza wystawiane przez niego dokumenty.
Pytania o faktury z Iglotex
01Czy Owlly odbiera faktury z Iglotexu automatycznie?
Tak. Dokumenty wystawione w KSeF pobierają się co godzinę, bez przesyłania czegokolwiek. Jeśli równolegle dostajesz PDF mailem, ta sama skrzynka jest sprawdzana co 15 minut, a duplikat zostaje wykryty i połączony z dokumentem z KSeF.
02Dlaczego koszt frytek wychodzi mi inaczej niż na fakturze?
Najczęściej dlatego, że cena na fakturze jest za karton, a receptura potrzebuje ceny za kilogram. Karton 4 × 2,5 kg to 10 kg, nie 4 — potraktowanie go jako czterech jednostek zawyża koszt dwuipółkrotnie.
03Co się dzieje, gdy Iglotex zmieni gramaturę opakowania?
Przelicznik na jednostkę bazową jest przypisany do składnika, więc można go poprawić w jednym miejscu. Bez tej poprawki stan magazynowy rozjeżdża się cicho, o kilka procent na dostawę, i wychodzi dopiero przy inwentaryzacji jako „ubytek”, którym nie jest.
04Czy ta sama pozycja od Iglotexu i od innego dostawcy to jeden składnik?
Tak — i to jest cały sens kanonizacji. „Frytki proste 9 mm” w kartonie 2,5 kg i te same frytki w kartonie 5 kg to dla dostawcy dwa indeksy, a dla Twojej receptury jeden składnik z jedną ceną za kilogram i jedną historią.