Arkusz inwentaryzacyjny do restauracji — wzór

Ten wynik jest prawdziwy dokładnie dziś

Ceny, które wpisałeś, zamrażają się w chwili wpisania. W Owlly te same liczby przychodzą z Twoich faktur — z KSeF, maila i skanera — więc koszt dania przelicza się sam w dniu, w którym dostawca zmienia cennik.

Zawsze przy zamkniętej kuchni — po ostatniej dostawie i po ostatniej sprzedaży, nie w środku serwisu. Inwentaryzacja robiona przy pracującej kuchni mierzy stan, który zmienia się w trakcie liczenia, i różnica, która z niej wyjdzie, nie znaczy nic.

Licz zawsze w tej samej kolejności i w tych samych jednostkach. Jeśli w marcu liczyłeś mięso w kilogramach, a w kwietniu ktoś policzył w sztukach, porównanie między miesiącami przestaje istnieć.

Licz we dwie osoby, gdzie jedna liczy, a druga zapisuje. To nie jest kwestia zaufania — to kwestia tego, że osoba, która trzyma arkusz i patrzy na stan teoretyczny, podświadomie liczy tak, żeby się zgadzało.

I najważniejsze: zapisuj stan policzony, zanim spojrzysz na teoretyczny. Kolumna „stan teoretyczny” jest w tym arkuszu po to, żeby policzyć różnicę po fakcie, a nie po to, żeby wiedzieć, ile powinno wyjść.

Pełna inwentaryzacja całego magazynu raz w miesiącu to standard, do którego dąży większość lokali — i którego większość nie utrzymuje, bo zajmuje pół dnia.

Skuteczniejsza w praktyce jest inwentaryzacja cykliczna: zamiast liczyć wszystko raz na miesiąc, liczysz kilkanaście pozycji tygodniowo, tak żeby najdroższe i najbardziej ruchliwe przechodziły przez liczenie częściej niż mąka i sól.

Zaleta jest arytmetyczna: przy liczeniu miesięcznym różnica na wołowinie kumuluje się przez trzydzieści dni i nie da się już powiedzieć, kiedy powstała. Przy liczeniu tygodniowym masz cztery punkty pomiarowe i różnica ma datę.

Kolejność powinna wynikać z wartości i rotacji, nie z alfabetu. Dlatego w tym arkuszu kolejność zostawiliśmy pustą — wpisz swoje pozycje w kolejności, w której naprawdę warto je liczyć.

Najpierw rozdziel dwie rzeczy, bo to jedyne rozróżnienie, które ma tu znaczenie.

Straty, o których wiesz — zepsuty towar, stłuczka, danie zwrócone przez gościa — mają znanego winowajcę i znaną wielkość. Te przypisujesz do konkretnego zdarzenia.

Reszta to różnica, której nikt nie zgłosił. Kuszące jest rozłożyć ją na dania, w których dany składnik występuje. Nie rób tego: jeśli brakuje 3 kg wołowiny, a wołowina wchodzi do ośmiu dań, to jest jedno równanie z ośmioma niewiadomymi i nie ma rozwiązania. Rozdzielenie takiej straty na osiem kart sprawia, że koszt każdej z nich przestaje być prawdziwy.

Zostaw różnicę na składniku. Wtedy jest tym, czym naprawdę jest: sygnałem, że z tym konkretnym surowcem coś się dzieje — i punktem wyjścia do sprawdzenia porcjowania, przelicznika opakowania albo dostaw.