Polityka Prywatności

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych Twojego konta jest Matteo Liscaio Company 1, ul. Jana Kochanowskiego 47a, 05-091 Ząbki, NIP 1251793004, REGON 542562362 („Owlly”, „my”).

W sprawach dotyczących prywatności oraz w celu realizacji praw opisanych w punkcie 8 prosimy o kontakt: info@owlly.eu.

2. Jakie dane zbieramy

• Dane konta — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót bcrypt), język i kraj, zdjęcie profilowe.
• Dane firmy — nazwa, adres siedziby, NIP, adresy lokali, numery rachunków bankowych (IBAN).
• Dane pracowników wprowadzone przez Ciebie — imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, identyfikatory podatkowe, stawki i wynagrodzenia, ewidencja czasu pracy, PIN (przechowywany wyłącznie jako skrót bcrypt).
• Przesłane dokumenty — faktury i paragony od dostawców wraz z danymi dostawców, numerami rachunków i pozycjami na nich widniejącymi.
• Dane o korzystaniu z serwisu — adres IP, informacje o przeglądarce, odwiedzane strony i wykonane działania, przechowywane w dzienniku aktywności na potrzeby bezpieczeństwa i wsparcia.
• Dane z Google, wyłącznie jeżeli je podłączysz — adres e-mail konta Google, którym się połączysz; z Profilu Firmy w Google opinie z wizytówek wskazanych przez Ciebie (nazwa wyświetlana i zdjęcie profilowe autora, ocena w gwiazdkach, treść opinii i ewentualna odpowiedź) oraz statystyki tych wizytówek; z Google Ads, Google Analytics i Google Search Console raporty i ustawienia kont, usług i witryn, które wybierzesz. Zobacz punkt 11.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4. Przetwarzanie zautomatyzowane i AI

Przesyłane faktury są przetwarzane przez rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz duże modele językowe w celu odczytania i skategoryzowania ich treści. Owlly tworzy również prognozy popytu i analizy biznesowe na podstawie historii sprzedaży.

Są to narzędzia wspierające decyzje. Nie podejmują zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób fizycznych w rozumieniu art. 22 RODO.

Treść faktur przekazywana do przetwarzania przez AI obejmuje nazwy i adresy dostawców oraz identyfikatory podatkowe widniejące na dokumencie. Informacje o odbiorcach znajdują się w punkcie 5.

Owlly udostępnia również asystenta AI — na stronie internetowej i w aplikacji. Treść, którą w nim wpiszesz, jest przekazywana do Anthropic w celu wygenerowania odpowiedzi, dlatego prosimy nie wklejać tam faktur ani danych osobowych innych osób. Na początku każdej rozmowy asystent informuje, że jest sztuczną inteligencją. Nie podejmuje decyzji w Twojej sprawie — sprawami przekazanymi dalej zajmuje się człowiek.

Zachowujemy treść rozmowy oraz dane kontaktowe, które w niej podasz, aby móc odpowiedzieć na Twoje zapytanie. W każdej chwili możesz poprosić o ich usunięcie — zobacz punkt 8.

Jeżeli podłączysz Profil Firmy w Google, treść każdej opinii jest przekazywana do Anthropic w celu określenia jej wydźwięku i poruszanych tematów oraz przygotowania podsumowania opinii z danego okresu. Nic nie tworzy ani nie publikuje odpowiedzi za Ciebie: odpowiedź trafia do Google wyłącznie wtedy, gdy człowiek z Twojej firmy ją napisze i wyśle.

Jeżeli podłączysz Google Ads, Google Analytics lub Google Search Console, asystent w aplikacji może odczytać te dane, aby odpowiedzieć na pytanie zadane przez kogoś z Twojej firmy; dane potrzebne do tej odpowiedzi są przekazywane do Anthropic razem z pytaniem. Zobacz punkt 11.

5. Komu udostępniamy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych osób trzecich. Korzystamy z poniższych podmiotów przetwarzających. Aktualna, wiążąca lista jest publikowana pod adresem /api/public/subprocessors.

6. Przekazywanie poza EOG

Anthropic przetwarza treść faktur oraz rozmowy z asystentem AI w Stanach Zjednoczonych, a OpenAI przetwarza tam treść faktur jako model zapasowy. Przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) oraz zabezpieczeń przewidzianych w umowach powierzenia zawartych z tymi dostawcami.

Podmioty wymienione wyżej z lokalizacją w Unii Europejskiej przetwarzają dane na jej terenie; Google Document AI działa w regionie UE. Lokalizacje DigitalOcean i ChoiceQR są w trakcie potwierdzania i zostaną tu podane, tak samo jak w rejestrze.

7. Okresy przechowywania

8. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz przenoszenia danych.

W każdej chwili możesz pobrać wszystkie posiadane przez nas dane w Ustawieniach lub przez GET /api/gdpr/export. W tym samym miejscu możesz usunąć swoje konto.

Jeżeli dane dotyczą Ciebie jako pracownika klienta Owlly, administratorem jest Twój pracodawca — skieruj żądanie do niego, a my udzielimy mu niezbędnej pomocy.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie dokonane wcześniej.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Jak chronimy dane

Poniżej opisujemy wyłącznie faktycznie wdrożone środki.

• Cały ruch jest szyfrowany w tranzycie protokołem TLS 1.2 lub 1.3, z włączonym HSTS.
• Hasła i kody PIN są przechowywane wyłącznie jako skróty bcrypt i nie są możliwe do odtworzenia.
• Wprowadzone numery rachunków bankowych, identyfikatory podatkowe i dane o wynagrodzeniach są szyfrowane w bazie danych algorytmem AES-256-GCM, podobnie jak tokeny dostępu i dane logowania do skrzynek pocztowych.
• Kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane przed opuszczeniem serwera.
• Dostęp jest rozdzielony pomiędzy klientów i egzekwowany centralnie, dzięki czemu jeden klient nie ma dostępu do danych innego.
• Rygorystyczna polityka bezpieczeństwa treści (CSP), ograniczanie liczby żądań i blokada konta chronią przed typowymi atakami.
• Zwracamy uwagę, że dyski serwera i przestrzenie tabel bazy danych nie są same w sobie szyfrowane; ochrona opiera się na opisanym wyżej szyfrowaniu na poziomie pól oraz kontroli dostępu.

10. Pliki cookie

Stosujemy pliki cookie niezbędne do działania serwisu — utrzymanie sesji i zapamiętanie preferencji. Nie wymagają one zgody.

Korzystamy również z Google Analytics w celu analizy sposobu korzystania z produktu. Te pliki cookie są instalowane dopiero po wyrażeniu zgody, którą możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać poprzez link do ustawień cookie w stopce.

11. Dane z Google (dane użytkownika Google)

Niniejszy punkt opisuje, co Owlly robi z danymi otrzymanymi z API Google. Owlly ma dwa odrębne połączenia z Google i każde powstaje wyłącznie wtedy, gdy ktoś z Twojej firmy zdecyduje się je utworzyć: Profil Firmy w Google (Ustawienia → Google) oraz Google Ads, Google Analytics i Google Search Console (Ustawienia → Integracje → Reklamy i analityka). Jeżeli żadne nie jest podłączone, Owlly niczego z Google nie pobiera i nic z poniższych nie ma miejsca. W obu przypadkach trafiasz na ekran zgody Google i logujesz się swoim kontem Google: nigdy nie przekazujesz Owlly hasła do Google, a Google pokazuje każde uprawnienie, zanim wyrazisz zgodę.

Profil Firmy w Google — do czego uzyskujemy dostęp. Prosimy o jedno uprawnienie: „Wyświetlanie, edytowanie, tworzenie i usuwanie wizytówek oraz opinii w Profilu Firmy” (business.manage), a także o Twój adres e-mail, aby pokazać, które konto jest podłączone. Odczytujemy wizytówki zarządzane przez to konto, a dla wizytówek przypisanych przez Ciebie do lokalu — opinie (nazwę wyświetlaną i zdjęcie profilowe autora, ocenę, treść, daty i ewentualną odpowiedź) oraz statystyki, które Google podaje dla wizytówki: ile razy była wyświetlana w wyszukiwarce i Mapach, przy jakich wyszukiwaniach się pojawiała oraz ile było z niej połączeń, próśb o trasę, wejść na stronę, rezerwacji i wyświetleń menu.

Profil Firmy w Google — co z tym robimy. Opinie i statystyki są pokazywane w Owlly, pogrupowane według lokali. Treść opinii jest przekazywana do Anthropic w celu określenia wydźwięku i tematów oraz przygotowania podsumowania okresu, zgodnie z punktem 4. Gdy napiszesz odpowiedź i ją wyślesz, publikujemy w Google dokładnie ten tekst pod Twoją wizytówką. Nigdy nie piszemy odpowiedzi za Ciebie, nigdy nie publikujemy jej automatycznie i nie zmieniamy Twojej wizytówki w żaden inny sposób — żadne ustawienie w Owlly na to nie pozwala.

Google Ads, Analytics i Search Console — do czego uzyskujemy dostęp. Jedna zgoda obejmuje te trzy usługi. Prosimy o uprawnienia: „Wyświetlanie, edytowanie, tworzenie i usuwanie kont i danych Google Ads” (adwords — Google nie oferuje dla Google Ads uprawnienia wyłącznie do odczytu), „Wyświetlanie i pobieranie danych Google Analytics” (analytics.readonly), „Wyświetlanie danych Search Console dla zweryfikowanych witryn” (webmasters.readonly) oraz o Twój adres e-mail. Odczytujemy wyłącznie konta, usługi i witryny, które zaznaczysz w Owlly. Z Google Ads: konta i ich budowę (kampanie, grupy reklam, reklamy, słowa kluczowe, budżety i ustawienia), dzienne wyniki (wyświetlenia, kliknięcia, koszt, konwersje), wyszukiwane hasła, przy których pojawiły się reklamy, kliknięcia reklam (identyfikator kliknięcia, czyli GCLID, z datą, kampanią, słowem kluczowym i urządzeniem), połączenia z reklam (godzina, czas trwania, status oraz kraj i numer kierunkowy dzwoniącego — nigdy pełny numer), historię zmian konta, strony docelowe, wyniki komponentów reklam i liczbę wyszukiwań słów kluczowych. Z Google Analytics: zbiorcze raporty o Twojej stronie (odwiedzający, sesje, zdarzenia i konwersje według dnia, strony, źródła ruchu, urządzenia i miasta) oraz liczbę osób, które są na niej w tej chwili — Analytics nigdy nie mówi Owlly, kim jest konkretny odwiedzający. Z Search Console: wyszukiwania, przy których pojawiła się Twoja strona, z kliknięciami, wyświetleniami i pozycją według strony, kraju i urządzenia, a także stan indeksowania stron i map witryny.

Google Ads, Analytics i Search Console — co z tym robimy. Dane są pokazywane osobom z Twojej firmy, które mają w Owlly dostęp do Marketingu, zestawione z Twoją sprzedażą i rezerwacjami: które kampanie przyniosły rezerwacje i ile kosztowały, jak ludzie znajdują Twoją stronę i nazwę oraz jak to się zmienia. Gdy ktoś z Twojej firmy zapyta o nie asystenta w aplikacji, dane potrzebne do odpowiedzi są przekazywane do Anthropic razem z pytaniem (punkt 4). Jeżeli Twoja firma połączy aplikację AI i udostępni jej obszar Marketing (punkt 12), ta aplikacja może odczytać te same dane.

Co zmieniamy w Google Ads — wyłącznie gdy to włączysz. Analytics i Search Console są zawsze tylko odczytywane. Owlly niczego nie zmienia na koncie Google Ads, dopóki właściciel nie włączy dla niego jednej z tych funkcji. Po pierwsze, sterowanie: Owlly może podnieść lub obniżyć dzienny budżet kampanii, wstrzymać lub wznowić kampanię i dodać wykluczające słowa kluczowe. Każda zmiana czeka na akceptację człowieka, chyba że właściciel pozwoli regule działać samodzielnie — nawet wtedy żaden budżet nie zmienia się o więcej niż 20% w ciągu dnia; każda zmiana jest zapisywana w Owlly razem z tym, co zastąpiła. Po drugie, odsyłanie wartości rachunków: Owlly tworzy na Twoim koncie jedną akcję konwersji i przesyła do niej, dla opłaconej rezerwacji z reklamy, identyfikator kliknięcia, godzinę i wartość rachunku — oraz e-mail i telefon gościa jako skróty SHA-256, nigdy otwartym tekstem i nigdy imię i nazwisko, wyłącznie jeżeli gość przy rezerwacji zgodził się na pomiar reklam.

Czego nigdy nie robimy z żadnymi danymi z Google. Poza zmianami we własnych kampaniach, które włączysz powyżej, nie wykorzystujemy danych z API Google do celów reklamowych — ani do wyświetlania reklam, ani do remarketingu, reklam spersonalizowanych czy opartych na zainteresowaniach. Nie sprzedajemy ich. Nie przekazujemy ich nikomu, chyba że jest to potrzebne do działania opisanych tu funkcji (Anthropic, punkt 5; aplikacja AI połączona przez Twoją firmę, punkt 12), do wypełnienia obowiązku prawnego lub za Twoją zgodą. Nie używamy ich do tworzenia, ulepszania ani trenowania uogólnionych modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego. Nikt w Owlly ich nie czyta, chyba że za Twoją zgodą przy zgłoszeniu, które sam składasz, gdy jest to potrzebne dla bezpieczeństwa lub wymagane prawem, albo po ich zagregowaniu i zanonimizowaniu na potrzeby działania usługi. Sposób, w jaki Owlly wykorzystuje informacje otrzymane z API Google i przekazuje je innym aplikacjom, jest zgodny z Google API Services User Data Policy (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym z wymogami Limited Use.

Jak są przechowywane. Tokeny dostępu i odświeżania, które autoryzują każde połączenie, są zaszyfrowane w naszej bazie danych (AES-256-GCM) i nigdy nie są pokazywane w interfejsie. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej razem z pozostałymi danymi Twojego konta, z zabezpieczeniami opisanymi w punkcie 9; surowe odpowiedzi każdego pobrania są dodatkowo przechowywane w skompresowanej postaci w Google Cloud Storage w Unii Europejskiej, w przestrzeni Twojej firmy i bez żadnych tokenów, aby można było ponownie odczytać dane bez kolejnego zapytania do Google.

Jak długo je przechowujemy. Przez czas trwania połączenia, a po nim do czasu, aż poprosisz o ich usunięcie — aby odłączenie nie skasowało po cichu historii, którą czytasz. Dwa lata po napisaniu opinii automatycznie usuwamy nazwę i zdjęcie jej autora, pozostawiając ocenę, treść i naszą analizę. Identyfikator kliknięcia reklamy przy rezerwacji jest usuwany po 90 dniach.

Jak to zatrzymać. W każdej chwili naciśnij „Odłącz” na tym samym ekranie ustawień. Unieważniamy wtedy nasz token w Google i nic więcej nie jest pobierane ani zmieniane. Napisz do nas na info@owlly.eu, a usuniemy dane już pobrane, co jest Twoim prawem zgodnie z punktem 8. Możesz też niezależnie cofnąć dostęp Owlly w swoim koncie Google pod adresem myaccount.google.com/permissions.

12. Aplikacje AI, które łączysz (Claude, ChatGPT i inne)

Ta część dotyczy tylko sytuacji, w której ktoś w Twojej firmie połączy aplikację AI z Owlly w Ustawienia → Integracje → Asystenci AI. Jeśli nikt tego nie zrobi, nic z poniższego się nie dzieje.

Kto wybiera aplikację. Aplikację AI (na przykład Claude firmy Anthropic albo inną obsługującą zdalne konektory MCP) wybiera i zamawia Twoja firma. Dane, które aplikacja odczyta z Owlly, trafiają do firmy dostarczającej tę aplikację na warunkach Twojej umowy z nią; nie jest ona podprocesorem Owlly, a rozumowanie odbywa się w Twojej aplikacji — Owlly nie zużywa na to kredytów AI.

Co jest udostępniane. Tylko obszary wybrane przez osobę, która łączy, na wybranym poziomie (Wył., Odczyt albo Zmiany), i nigdy więcej, niż pozwala w Owlly właściciel. Telefon i e-mail gościa nie są udostępniane, chyba że właściciel to włączy; w przeciwnym razie aplikacja widzi imię i inicjał. Wynagrodzenia, stawki, numery kont, PIN-y i hasła nie są udostępniane nigdy.

Kto może połączyć. Właściciele, administratorzy i kierownicy, każde połączenie dla jednej firmy; kierownik jednego lokalu ma dostęp tylko do niego. Owlly sprawdza każde zapytanie od nowa, niezależnie od tego, o co prosi aplikacja.

Co przechowujemy. Połączenie (kto połączył jaką aplikację, kiedy i z jakimi obszarami) oraz zapis każdego zapytania aplikacji — które narzędzie, kiedy i czy odmówiono — żeby właściciel widział, co robiły aplikacje. Tokeny logowania przechowujemy wyłącznie jako jednokierunkowe skróty.

Jak to zatrzymać. Odłącz w Ustawienia → Integracje → Asystenci AI; działa od razu. Możesz też usunąć Owlly w samej aplikacji AI.

13. Zmiany niniejszej informacji

Każda zmiana listy podmiotów przetwarzających jest publikowana pod adresem /api/public/subprocessors i na stronie podprocesorów, a wersja rejestru (data) zmienia się razem z nią. Istotna zmiana tej informacji zmienia datę na górze.